Manfaat Visitor Management System Untuk Keamanan Gedung Anda

Apakah data pengunjung di perusahaan Anda tercatat dengan baik? Perhitungan manual menggunakan excel sudah tidak efisien lagi, mengingat waktu pengerjaan yang cukup lama. Penggunaan manajemen sistem pengunjung atau visitor management system dapat menjadi solusinya. Dengan sistem ini Anda dapat mencatat data penting pengunjung secara paperless.

Apa itu Visitor Management System?

Visitor management system atau sistem manajemen pengunjung secara sederhana dapat diartikan sebagai alat untuk mendata dan mengorganisir pengunjung yang datang dan pergi di suatu tempat. Terlepas apakah perusahaan Anda memiliki resepsionis ataupun tidak, sebagai pemilik bisnis sudah seharusnya Anda mempertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen pengunjung, baik untuk meningkatkan keamanan perusahaan ataupun meningkatkan pengalaman pengunjung melalui layanan berbasis digital di masa endemi ini.

Fungsi Visitor Management System dari SECOM

1. Screening Digital

Screening di masa new normal seperti saat ini adalah hal yang penting dilakukan oleh perusahaan, terlebih perusahaan atau pusat perbelanjaan masuk dalam zona merah/hitam Covid-19. Screening berguna untuk memastikan setiap karyawan maupun pengunjung dalam kondisi sehat. Proses ini termasuk pemeriksaan suhu tubuh dan mengisi kuesioner data kesehatan. Bisa bayangkan jika pekerjaan ini masih dilakukan secara manual? Pastinya akan memakan waktu yang cukup lama dan kurang efektif.

Visitor Management Software (VMS) bisa digunakan untuk menyederhanakan proses pendataan tamu yang datang. Data pengunjung bisa diinput dengan mudah dan cepat oleh staf resepsionis. Tamu bisa mengisi kuesioner melalui tablet yang tersedia di meja resepsionis. Untuk lebih optimalnya, pengelola bisa menyediakan kiosk pendaftaran mandiri, sehingga pengunjung dapat mengisi kuesioner kesehatan di ponselnya sendiri.

2. Extra Treatment untuk Pengunjung

Berikan kesan “menarik” untuk pengunjung saat memasuki area kantor Anda yang memiliki sistem keamanan terpadu terhadap pengunjung yang keluar dan masuk gedung. Dengan berbagai macam fitur yang dimiliki oleh Visitor Management System, seperti sistem berbasis QR Code dan contactless system pastinya akan memberikan kesan positif dari pengunjung perusahaan Anda.

3. Kontrol Keamanan Lingkungan Kerja Lebih Efisien

Visitor Management System memudahkan Anda untuk memantau dan mengontrol keamanan lingkungan kerja kapanpun dan dimanapun. Anda dapat mengakses layanan dashboard untuk melihat data pengunjung dan hal-hal anomali didalamnya. Selain itu, secara fisik Anda juga mudah membedakan mana pengunjung yang terverifikasi dan mana pengunjung yang tidak dikenal. Hal ini dikarenakan adanya fasilitas Badge Pengunjung yang menjadi label verifikasi pengunjung dan membantu security dalam mengamankan lingkungan.

4. Pembatasan Jumlah Pengunjung

Selama masa pandemi, pemerintah menghimbau kepada para pemilik perusahaan dan pengelola pusat perbelanjaan untuk membatasi kapasitas di angka 50%. Untuk perkantoran, hal diatas mungkin sedikit lebih mudah dalam pengelolaannya, berbeda dengan pusat perbelanjaan yang memiliki area yang luas dan aksesnya yang terbuka bagi publik, sehingga peran Visitor Management System sangat penting didalamnya. Implementasi Visitor Management System bisa memudahkan pengelola gedung untuk mengontrol jumlah pengunjung secara real-time. Jika angka pengunjung melebihi angka 50%, pengunjung bisa diarahkan untuk menunggu terlebih dahulu di area tunggu atau mengganti jadwal ke hari berikutnya.

5. Visitor Analytics

Dengan visitor analytics yang ditawarkan, Anda sebagai pemilik bisnis bisa mendapatkan berbagai insights menarik untuk pengembangan bisnis Anda. Misalnya, mengetahui waktu tertentu dimana bisnis Anda ramai akan pengunjung, atau untuk restoran yang bisa menjalankan campaign marketing sesuai waktu kunjungan yang padat pengunjung, sehingga akuisisi pelanggan lebih besar dan efektif.

Visitor Management System dari SECOM

Integrasi SECOM PX dan VMS memungkinkan beberapa hal berikut terlaksana:

• Memindai foto ID dan kartu nama pengunjung.
• Memberikan akses tertentu (gerbang, pintu, lift, dsb) secara otomatis sesuai tujuan.
• Hasil pindai profesional, penuh warna, dan disesuaikan berdasarkan jenis pengunjung.
• Memungkinkan setiap karyawan untuk melakukan pra-registrasi melalui internet untuk kontrol akses.
• Secara otomatis mengidentifikasi setiap aktifitas pengunjung.
• Secara otomatis mengirimkan notifikasi melalui email mengenai kedatangan pengunjung.
• Pengunjung dapat memasukkan data mereka sendiri dengan pendaftaran mandiri atau melalui tablet layar sentuh.

Visitor management system dari SECOM dapat menjadi solusi untuk pemilik bisnis mempertimbangkan bagaimana menyimpan data pengunjung pelanggan dengan baik, karena sangat diperlukan di era modern ini. Hubungi kami untuk berkonsultasi.