Apakah Guna Sistem Manajemen Pengunjung untuk Bisnis Anda?

Selama bertahun-tahun lamanya, sistem manajemen pengunjung memang banyak ditemukan dan diimplementasikan oleh bisnis-bisnis berskala besar, seperti gedung perkantoran yang menampung banyak perusahaan. Hanya saja, teknologi ini sebetulnya bisa juga digunakan pada gedung kantor perusahaan tunggal dan memberikan banyak manfaat praktis. Memangnya, apa sajakah guna sistem manajemen pengunjung untuk bisnis Anda?

Guna Sistem Manajemen Pengunjung:

Menyederhanakan prosedur notasi tamu

Memasuki era digitalisasi, sistematika kerja konvensional – seperti buku catatan penerima tamu – terasa tidak lagi relevan. Pasalnya, prosedur tersebut lebih memakan waktu, memakan biaya, serta merepotkan penjaga meja tamu juga karyawan dan pengunjung.

Ketika perusahaan memanfaatkan sistem manajemen pengunjung, artinya bisnis Anda sudah berhasil menghapus masalah-masalah itu sekaligus membantu sederhanakan prosedur pencatatan pengunjung. Lebih dari itu, digitalisasi pada notasi tamu juga bisa memberikan tingkat privasi yang lebih tinggi lantaran hanya penjaga tamulah yang dapat melihat dan mengakses data para tamu.

Menjamin keamanan semua orang dalam gedung

Menyambung poin sebelumnya, sistem manajemen pengunjung juga dapat menjamin keamanan setiap orang yang berada di dalam gedung kantor. Sebab, perangkat teknologi ini mampu mengidentifikasi setiap pengunjung yang datang serta memberi batasan izin area yang bisa diakses oleh setiap tamu. Andaikan terjadi hal yang tidak diinginkan, petugas meja tamu bisa mengenali pelaku secara cepat dengan bantuan sistem tersebut.

Selain itu, guna sistem manajemen pengunjung ini juga dapat berupa daftar lengkap seluruh pekerja, pengunjung, sampai mitra perusahaan yang sedang berada dalam gedung ketika situasi bahaya terjadi, alih-alih data satu per satu dari buku catatan pengunjung.

Menambah kenyamanan pekerja

Bagaimana mungkin sistem manajemen pengunjung dapat menambah kenyamanan pekerja? Kuncinya terletak pada pengkinian atau update sistem tersebut. Sistem manajemen pengunjung kami, misalnya, telah terintegrasi dengan VMS sehingga memungkinkan adanya fitur seperti:

• pemindaian foto ID dan kartu nama pengunjung,
• pra-registrasi kontrol akses secara online,
• pengiriman data pengunjung melalui e-mail karyawan,
• pengisian data pribadi secara mandiri melalui tablet layar sentuh, sampai
• pencatatan waktu kunjungan dengan suhu tubuh.

Fitur-fitur di atas tentunya dapat menambah kenyamanan para pekerja Anda, sebab mereka tidak lagi perlu berkerumun atau berada dalam antrean yang panjang tatkala harus masuk ke dalam gedung bersama pengunjung-pengunjung lain.

Meningkatkan citra perusahaan

Guna sistem manajemen pengunjung lainnya adalah kesan pertama yang positif kepada pengunjung dengan wawasan teknologi tinggi. Kehadiran serangkaian alat ini di lobi gedung kantor bisnis Anda dapat membuat pengunjung gedung – terutama mereka calon-calon kandidat perusahaan Anda – merasa terkesan dan mampu melihat level profesionalitas perusahaan Anda.  Pada akhirnya, citra perusahaan Anda di mata mereka akan meningkat.

Fitur-Fitur Penting yang Harus Ada pada Sistem Manajemen Pengunjung

Setelah mengetahui sejumlah kegunaan sistem manajemen pengunjung di atas, apakah Anda tertarik untuk segera mengimplementasikannya pada gedung kantor Anda? Jika iya, Anda perlu mempertimbangkan kehadiran beberapa fitur krusial dalam sistem tersebut. Beberapa di antaranya adalah fitur check-in yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan, notifikasi melalui berbagai kanal atau saluran, komunikasi dua arah, penerusan pesan, dokumen legal, sampai pencetak badge.

Demikianlah ulasan mengenai manfaat dari sistem manajemen pengunjung untuk bisnis Anda. Silakan hubungi kami untuk dapatkan informasi lengkap mengenai seperangkat teknologi ini.